I efteråret 2017 er jeg så heldig at få mulighed for at deltage i kursuset ’Ledelse af team, studieretninger og projekter’. Det er udbudt af Danske Gymnasier og fokuserer på de udfordringer gymnasieverdenen står overfor. De tre ting, der har inspireret mig mest fra kurset er:
– At få en mere nuanceret forståelse af kunsten at kommunikere i en organisation
– At tænke ’strategi’
– At blive mindet om vigtigheden af at stoppe op, reflektere og stille de kritiske spørgsmål, særligt i relation til projektledelse
Når du kommer hjem fra kursus er du altid fuld af gode ideer og nye indtryk. Alle, inklusiv mig selv, bliver ofte ramt af hverdagen og ender alt for hurtigt med at glemme de nye ideer og ryge tilbage på autopilot.
I et forsøg på at undgå autopiloten forsøger jeg her at skitsere nogle af de mest interessante ideer, jeg blev præsenteret for og reflektere over hvordan de rent faktisk kan bruges i hverdagen. Det er hurtigt nedskrevne tanker og ideer – et ufærdigt work-in-progress – og altså ikke et gennemkomponeret essay.
Her er de syv ting, jeg berører:
– Ledelse af 2. orden
– ’At lede op ad’
– Roller og positionering
– Domæneteori – det personlige domæne, produktionens domæne og refleksionens domæne
– Jungs typepsykologi – og test
– Rammer og balance mellem drift og udvikling
– Autopoiese og forskellighed i kommunikation
’Ledelse af 2. Orden’
’Ledelse af 2. orden’ er et udtryk, der betyder, at du som projektleder uden videre beføjelser ikke har reel magt, men din udfordring og opgave er at motivere, koordinere, inspirere, mm. Det er rektor, der er leder af 1. orden og som sådan er den person, der har den formelle magt og monopol på ’sandheden’.
Det, jeg finder interessant her er, at udtrykket tydeliggør, at din rolle ikke er at være chef for dine kolleger. Det pointerer, at den indflydelse du har er meget bundet op på din person og din evne til at motivere folk til at arbejde og arbejde sammen. For at din funktion som leder af 2. orden skal kunne fungere, kræver det at dine ansvarsområder, arbejdsopgaver og arbejdsvilkår er omhyggeligt afstemt med leder af 1. orden (her rektor).
Noget, der gjorde indtryk på mig og som jeg ikke selv havde tænkt over var hvor vigtigt det er, at en leder italesætter dine ansvarsområder og arbejdsopgaver, ikke bare over for dig selv (og sig selv), men overfor kolleger og hele organisationen.
Og det er ikke nok at gøre det én gang. Det skal gøres løbende og helst i forskellige sammenhæng. Du får autoritet og magt fra lederen når opgaven og din rolle bliver italesat. Samtidig udvikler de fleste projekter sig og kolleger, som du jo stadigvæk ikke er chef for, så de skal også opdateres.
’At lede op ad’
Er du leder af 2. orden, skal du også kunne ’lede op ad’. Jeg havde ikke hørt udtrykket før. Som leder af 2. orden er du, som sagt, en slags mellemleder. Du er ikke ledelse. Du er mest kollega, men når du er i funktion er du heller ikke helt blot kollega.
Udtrykket vælger jeg at se som en måde at tydeliggøre vigtigheden af at holde en løbende dialog med lederen af 1. orden.
Formålet med denne dialog er hele tiden at afstemme forventninger, arbejdsvilkår, – ansvar, -opgaver, opdatere hinanden på projektets status, mm, fordi ethvert projekt udvikler sig – og det kræver at alle (inkl. dine kolleger) er opdaterede på hvad der sker.
Det er faktisk også en teknik, der kan beskytte dig selv som projektleder. Opstår der f.eks. en eller anden form for konflikt, f.eks. mellem kolleger, eller en udfordring i forhold til projektet, så vil der komme et punkt, hvor du, som en del af dialogen med leder af 1. orden må sige at her er et problem og nu må vedkommende bidrage til at få problemet løst. Så leder du op ad.
Roller og positioneringer
Positionering er et interessant fænomen. Hvem gør hvad? Hvornår? Og med hvilken dagsorden?
Er der en person, der udfordrer dig som projektleder? Stiller en anden sig op og gør sin viden om aspekter af et projekt meget tydelig? Sørger du selv for at leder af 1. orden siger noget særligt præcist om dine arbejdsopgaver til et lærermøde?
Mulighederne er utallige. Pointen er, at man ofte vælger og / eller er nødt til at positionere sig i forhold til andre. Grunden til at gøre dette kan, som skitseret lige ovenfor, være meget forskellig.
Det kan handle om noget så konstruktivt som gerne at ville bidrage med sin viden. Det kan også være at skabe sig mere magt, udfordre en anden persons magtposition, eller beskytte sin egen.
Egentligt ser jeg ’positionering’ som et redskab til at afkode andres reaktioner og handlinger, men også tænke lidt mere kynisk i forhold til hvornår man selv vil have gavn af at positionere sig i forhold til et projekt, kolleger, eller ledelse.
Domæneteori
Hvordan planlægger du f.eks. det gode møde? H. Manturanas teori om domæner er bygget op omkring produktionens domæne, refleksionens domæne og det personlige domæne. Christian Borg Lauritzen og Viki Kofoed forklarer grundideerne i de tre domæner:
Det personlige domæne
…I det personlige domæne taler deltagerne således som privatpersoner med deres individuelle holdninger, følelser og meninger. De tager personlig stilling til, hvordan situationen opleves af dem…
Produktionens domæne
…I produktionens domæne kan man i modsætning til i det personlige domæne ikke selv bestemme, hvad der er rigtigt og forkert. Man følger nogle tidligere aftalte procedure og retningslinjer – som trafikregler, hvor alle ved, at man skal stoppe for rødt og køre for grønt…
…Det er… i produktionens domæne, at ledelsen primært udfører deres ledelsesopgaver. Hvis der tales om arbejdspres i produktionens domæne, vil samtalen fx dreje sig om prioritering af arbejdsopgaver, forventet kvalitetsniveau og standard i opgaveløsningen samt procedurer og regler for arbejdets udførelse…
Refleksionens domæne
…Endelig er der refleksionens domæne. Her betragtes verden subjektivt. Men i modsætning til det personlige domæne er vi i dette ”rum” mere åbne for andres synspunkter, og vores egen oplevelse eller mening står til refleksion.
Med andre ord:
– I det personlige domæne handler det om personen, der taler om sine egne følelser, erfaringer, mm.
– I produktionens domæne er det spørgsmålet om ’hvordan har vi så aftalt at gøre det her konkret’
– I refleksionens domæne er fokus på en mere åben og lyttende diskussion og refleksion, der bliver holdt med den hensigt at komme tættere på et svar, eller en løsning.
Organiserer du et møde, eller arbejder du sammen med folk om et projekt, så er det en metode til at forstå folk bedre, men også nogle overvejelser, der er mulige at bruge f.eks. til at organisere møderne, så fokus kommer til at ligge på det rigtige.
Teori er teori, men noget af det, som jeg synes var inspirerende, var at blive klar over hvilken rolle f.eks. det personlige domæne spiller. Giver man som mødeleder plads til det personlige domæne i en afgrænset periode til et møde, så kan det skabe en tryghed blandt mødedeltagere og en oplevelse af samhørighed i gruppen. Dette kan meget let påvirke mødets stemning og slutresultat i en yderst positiv retning.
Er man til mødet i refleksionens domæne, hvor dialogen er åben og lyttende, så kan det være yderst forstyrrende og nærmest destruktivt, hvis f.eks. en person positionerer sig i det personlige domæne.
Jungs teori og test
Vi gennemgik også en test, som var Jungs typepsykologi. Et af de temaer, der dukkede op på kurset var det for tiden meget omtalte begreb ’robusthed’. For at opnå en større grad af robusthed, så kræver det at du kender dig selv – på godt og ondt – så godt som muligt, og at du er villig til at reflektere over din egen situation.
Testen er relativt hurtigt klaret og kan måske mest af alt bruges som et interessant fingerpeg. Resultatet for mit vedkommende var, at jeg er ’ENFJ’, hvilket betyder ’Ekstrovert Følen med Intuition’. Her er et par lidt selvpromoverende citater fra hvordan ENFJ-personen bliver forklaret:
’Er entusiastiske og inspirerende mennesker’
’De befinder sig bedst, når de i nær og harmonisk samhandling med mennesker gør ting, som både de selv og andre oplever som meningsfulde i en større, fremadrette sammenhæng’
Det mest inspirerende var måske nok at der i forklaringen også er en opfordring til at ENFJ-personer skal huske af og til at tage et skridt tilbage og reflektere over hvordan arbejdet og de menneskelige relationer rent faktisk fungerer – og sørge for at melde ud, hvis der er noget, der skal rettes op på, eller forbedres.
Rammer og balancen mellem drift og udvikling
Et af kursets hovedemner var projektledelse. Et af de lavpraktiske, men væsentlige budskaber, der blev repeteret adskillige gange var hvor vigtigt det er løbende at være opmærksom på rammerne, eller vilkårene for et givent projekt. Det gælder i lige så høj grad, hvis rammerne for projektet forandrer sig i løbet af processen.
Nogle af spørgsmålene, som man kan stille er:
– Hvad er vilkårene for projektet? Hvor meget tid og økonomi bliver der stillet til rådighed?
– Hvordan vurderer jeg de ressourcer, som f.eks. tid og økonomi, der bliver stillet til rådighed til at udføre denne opgave?
– Hvad kan jeg evt. gøre ved det, hvis jeg vurderer at der ikke er tilstrækkeligt, eller der er for mange?
Autopoise – og forskellighed i kommunikation
En af de centrale elementer i rollen som f.eks. leder af projekter, er kommunikation. Hvordan kommunikerer du til andre? Og med andre? Og hvordan får du andre til at kommunikere sammen?
Noget, der gjorde indtryk var ideen om autopoise, som Humberto Maturanas, men også Nicolas Luhmann taler om. Grundideen er, at vi har vores egne ’meningsstrukturer’ og vi har ’den ydre verden’. Udfordringen er, at skabe en ’kommunikativ kobling’.
Sagt på en anden måde, så kan det godt være, at person A og B kommunikerer med hinanden, men det væsentlige er, at ifølge denne tænkning, så foregår det største del af kommunikationen i f.eks. A’s ’egne meningsstruktur’, hvor vedkommende danner sit eget billede af hvad B siger og mener og gør – uanset hvad kommunikationen egentlig går ud på.
Pointen er, at kommunikation er en enorm udfordring. Selv om du som leder gør dig yderst umage for at kommunikere f.eks. forandringer ud på den bedst mulige måde, så er chancen for at du ikke ’når igennem’ så afgjort til stede.
En mulighed er, at invitere alle til at være aktivt ’medskabende og medtolkende af mening med forandringerne’. Ved at bruge denne strategi vil chancerne for at der bliver skabt en fælles forståelse af kommunikation stige.
Afsluttende bemærkninger
Jeg ville egentlig gerne blive ved, men når ikke at skrive mere, fordi hverdagen trænger sig på. Hvis jeg, som en opsummering, skal pege på de tre nok vigtigste ting, jeg har fået ud af kurset, så er det:
– En mere nuanceret forståelse af kunsten at kommunikere i en organisation
– At tænke ’strategi’
– En påmindelse om vigtigheden i at stoppe op, reflektere og stille de kritiske spørgsmål
Kommunikation
Jeg har fået en mere nuanceret forståelse af hvordan kommunikation i en organisation kan forstås, tolkes og bruges, blandt andet når man er i færd med udvikling af projekter og som leder af 2. orden skal engagere og motivere.
Åbner man for ’medskabende’ mening med forandringerne, så vil det som udgangspunkt også være nødvendigt, at man er villig til at give slip på kontrollen over et projekt, eller i det mindste udstikke rammer og tilgå en opgave med en grad af pragmatisme, fordi det kan udvikle sig på en anden måde end forestillet, når andre bliver involveret og skal være med til at udforme kommunikationen.
Strategi
Det kan måske lyde en smule kynisk, selv om det ikke er ønsket, men jeg er begyndt at tænke i retning af hvilken ’strategi’ man kan lægge for at se om en given situation kan forandres til noget bedre, eller måske er der blot en situation, der skal forandres. Hvilken strategi skal jeg bruge for at komme fra A til B, eller nå i mål?
Hvis der opstår en konflikt er det meget let at forfalde til at kategorisere kollega Z som noget negativt og i værste fald prøve at undgå at samarbejde med vedkommende, eller gruppen i fremtiden.
Ved at tænke ’strategi’, så bliver det tydeligt at det er noget, der er uden for dig selv og, ideelt set, at det ikke er dig som person, det handler om. Du skal finde en strategi, der kan hjælpe dig til at håndtere et problem. Ideelt set, så kan det også gøre det lettere at skubbe evt. arbejdsrelaterede konflikter, eller frustrationer et skridt væk fra sig selv.
Et mere positivt eksempel er, hvis jeg f.eks. skal afholde et møde, så vil det oplagte også være at tænke over hvilken strategi kan jeg bruge for f.eks. at sikre en så optimal kommunikation på mødet som muligt, så vi kan nå til det ønskede resultat.
Refleksion
En sidste central ting er, at huske at stille de kritiske spørgsmål til et projekt for at være sikker på at rammerne og betingelserne for projektets gennemførelse er realistiske. Samtidigt er det også pointen, som antydet, med at afsætte tid af og til, til at træde et skridt tilbage og reflektere over hvordan projektet kører – og så gøre noget ved eventuelle problemer og stille disse kritiske spørgsmål.